ფაილური სისტემა არის პერსონალურ მონაცემთა ბაზა (სტრუქტურიზებული წყება), რომელშიც მონაცემები დალაგებული და ხელმისაწვდომია კონკრეტული კრიტერიუმის მიხედვით.

მაგალითად, ადამიანური რესურსების მართვის ან საქმისწარმოების ელექტრონული სისტემა, მოქალაქეთა/განმცხადებელთა მონაცემთა ბაზა და სხვა.

მონაცემთა დამმუშავებელი ვალდებულია თითოეულ ფაილურ სისტემასთან დაკავშირებით აწარმოოს ფაილური სისტემის კატალოგი, რომელიც მოიცავს ფაილური სისტემის სტრუქტურისა და შინაარსის დეტალური აღწერილობას.

კატალოგში აღირიცხება შემდეგი ინფორმაცია:

• ფაილური სისტემის სახელწოდება;
• მონაცემთა დამმუშავებლისა და უფლებამოსილი პირის დასახელებები და მისამართები, მონაცემთა შენახვის ან/და დამუშავების ადგილი;
• მონაცემთა დამუშავების სამართლებრივი საფუძველი;
• მონაცემთა სუბიექტის კატეგორია;
• მონაცემთა კატეგორია ფაილურ სისტემაში;
• მონაცემთა დამუშავების მიზანი;
• მონაცემთა შენახვის ვადა;
• მონაცემთა სუბიექტის უფლების შეზღუდვის ფაქტი და საფუძვლები;
• ფაილურ სისტემაში განთავსებულ მონაცემთა მიმღები და მათი კატეგორიები;
• ინფორმაცია მონაცემთა სხვა სახელმწიფოსა და საერთაშორისო ორგანიზაციისათვის გადაცემის შესახებ და ასეთი გადაცემის სამართლებრივი საფუძველი;
• მონაცემთა უსაფრთხოების დაცვისათვის დადგენილი პროცედურის ზოგადი აღწერილობა.

შეტყობინების ვალდებულება

მონაცემთა დამმუშავებელი ვალდებულია ფაილური სისტემის შექმნამდე და მასში ახალი კატეგორიის მონაცემთა შეტანამდე, ზემოაღნიშნული ინფორმაცია წერილობითი ან ელექტრონული ფორმით შეატყობინოს პერსონალურ მონაცემთა დაცვის ინსპექტორს, რომელიც თავის მხრივ, აწარმოებს ფაილური სისტემების კატალოგების რეესტრს.

მონაცემთა დამმუშავებელი ასევე ვალდებულია შეატყობინოს პერსონალურ მონაცემთა დაცვის ინსპექტორს ფაილური სისტემის კატალოგში ცვლილების შეტანის შესახებ მისი განხორციელებიდან არა უგვიანეს 30 დღისა.