ფაილური სისტემა არის მონაცემთა სტრუქტურიზებული წყება, რომელშიც მონაცემები დალაგებული და ხელმისაწვდომია კონკრეტული კრიტერიუმის მიხედვით (ე.წ. მონაცემთა ბაზა). ფაილური სისტემის კატალოგი მოიცავს ბაზის აღწერილობას და ინფორმაციას მონაცემთა დამმუშავებელი ორგანიზაციის, დამუშავების საფუძვლების, შენახვის ვადისა და უსაფრთხოების, მონაცემთა და სუბიექტთა კატეგორიების შესახებ. იმ საჯარო და კერძო ორგანიზაციებს, რომლებიც მათი საქმიანობის პროცესში ქმნიან და იყენებენ პერსონალურ მონაცემთა შემცველ ბაზებს, საქართველოს კანონმდებლობით ფაილური სისტემის შექმნამდე ან მასში ახალი კატეგორიის მონაცემთა შეტანამდე ევალებათ ფაილური სისტემის კატალოგის წარმოება და ინსპექტორისთვის შეტყობინების წარდგენა.